Privacybeleid Shape2you

Privacybeleid opgesteld met het privacymodel van WebwinkelKeur als uitgangspunt en aangepast aan de dienstverlening van Shape2you.

Laatst bijgewerkt: 14 oktober 2026

1. Over ons privacybeleid

Shape2you hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij gaan zorgvuldig om met de gegevens van onze klanten en bezoekers en verwerken deze uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van onze website, https://shape2you.nl, en op de producten en diensten die wij aanbieden.

Hieronder leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken, met welke partijen gegevens worden gedeeld, hoelang wij gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

Shape2you verkoopt onder andere woonaccessoires, geschenken, gepersonaliseerde producten en bedrukte kleding.

Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via info@shape2you.nl.

2. Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking

Shape2you

Constantijnstraat 53
7681 WC Vroomshoop
Nederland

Website: https://shape2you.nl
E-mail: info@shape2you.nl
Telefoon: 06 16 77 10 02

KvK-nummer: 94549907
Btw-nummer: NL005098244B78

Shape2you is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je gebruik van onze webshop kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Voor- en achternaam.

• Bedrijfsnaam, indien opgegeven.

• Factuuradres en afleveradres.

• E-mailadres en telefoonnummer.

• Bestelgegevens en bestelgeschiedenis.

• Betaalstatus en relevante betaalgegevens.

• Gegevens die je via contactformulieren of e-mail verstrekt.

• Nieuwsbriefvoorkeuren en aanmeldgegevens.

• IP-adres, apparaatgegevens en browserinformatie.

• Websitegebruik en cookiegegevens.

• Klantbeoordelingen.

• Door klanten aangeleverde foto’s, afbeeldingen, logo’s, teksten en ontwerpen.

Wij vragen uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende verwerking of waarvoor een andere geldige grondslag bestaat.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden.

Bestellingen verwerken

Wij gebruiken je gegevens om bestellingen te ontvangen, betalingen te verwerken, producten te leveren en contact op te nemen over je bestelling.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.

Gepersonaliseerde producten vervaardigen

Bij gepersonaliseerde geschenken en kledingbedrukking gebruiken wij de aangeleverde ontwerpen, afbeeldingen en teksten om het bestelde product te vervaardigen.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.

Klantenservice

Wij verwerken gegevens wanneer je contact met ons opneemt over een bestelling, vraag, klacht of retourzending.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang bij goede klantenservice, afhankelijk van de situatie.

Administratie en facturatie

Wij bewaren de gegevens die nodig zijn om te voldoen aan wettelijke administratieve en fiscale verplichtingen.

Rechtsgrond: wettelijke verplichting.

Nieuwsbrieven en marketing

Wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief, gebruiken wij je e-mailadres om nieuws, aanbiedingen, inspiratie en acties van Shape2you te versturen.

Voor marketing per e-mail vragen wij toestemming wanneer dit wettelijk vereist is. Voor bestaande klanten kunnen wij, onder de daarvoor geldende wettelijke voorwaarden, berichten sturen over eigen soortgelijke producten.

Je kunt je op ieder moment afmelden via de afmeldlink in onze e-mails.

Rechtsgrond: toestemming of, waar wettelijk toegestaan, gerechtvaardigd belang.

Websiteanalyse en advertenties

Wij gebruiken analysetools en advertentiediensten om inzicht te krijgen in het gebruik van onze webshop en om onze marketing te verbeteren.

Voor het plaatsen of uitlezen van niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare trackingtechnieken vragen wij vooraf toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.

Rechtsgrond: toestemming waar vereist; voor andere noodzakelijke verwerkingen kan een andere toepasselijke rechtsgrond gelden.

5. Webwinkelsoftware – WooCommerce

Onze webshop draait op WordPress en WooCommerce.

Via deze software worden onder andere klantgegevens, bestellingen, adressen en bestelgeschiedenis verwerkt.

Deze gegevens zijn noodzakelijk om de webshop te laten functioneren en bestellingen correct af te handelen.

De toegang tot klantgegevens wordt beperkt tot personen en dienstverleners die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

6. Online ontwerpstudio – Lumise

Shape2you maakt gebruik van Lumise, een online ontwerpstudio waarmee klanten gepersonaliseerde producten kunnen ontwerpen.

Wanneer je de ontwerpstudio gebruikt, kunnen onder andere de volgende gegevens worden verwerkt:

• Geüploade foto’s en afbeeldingen.

• Namen, teksten en persoonlijke boodschappen.

• Logo’s en andere grafische bestanden.

• Het samengestelde ontwerp.

• Gegevens die nodig zijn om het ontwerp aan je bestelling te koppelen.

Wij gebruiken deze gegevens voor het vervaardigen van je bestelling, de controle van het productieproces en het behandelen van eventuele vragen of klachten.

Ontwerpen worden niet automatisch openbaar gemaakt of zonder afzonderlijke rechtsgrond voor reclame gebruikt.

Wij kunnen ontwerpen en bijbehorende bestelgegevens bewaren zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de bestelling, klantenservice en eventuele wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde belangen.

Wanneer wij ontwerpen extern opslaan, bijvoorbeeld in Microsoft OneDrive, gelden daarvoor passende beveiligingsmaatregelen.

Wij verzoeken klanten om geen onnodige gevoelige persoonsgegevens in ontwerpen te verwerken.

7. Webhosting en technisch beheer

Voor het hosten en technisch beheren van onze website maken wij gebruik van externe hosting- en ICT-dienstverleners.

In ons bestaande privacybeleid worden Registrar.eu en AndersRegistrar.eu genoemd.

Deze dienstverleners kunnen, voor zover noodzakelijk voor hosting, onderhoud, ondersteuning en beveiliging, toegang hebben tot technische gegevens en gegevens die op de website worden verwerkt.

Wij treffen passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen en maken waar vereist afspraken over de verwerking van gegevens.

8. Betalingen – Mollie

Voor het verwerken van online betalingen gebruiken wij Mollie.

Mollie verwerkt gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren en controleren van betalingen, waaronder betaalgegevens, transactiegegevens en relevante klantgegevens.

Afhankelijk van de gekozen betaalmethode kunnen ook andere betrokken betaaldienstverleners gegevens verwerken.

Voor meer informatie verwijzen wij naar het privacybeleid van Mollie.

9. Administratie – Moneybird

Voor onze boekhouding en facturatie gebruiken wij Moneybird.

Wij verwerken via Moneybird onder andere:

• Naam en adresgegevens.

• Factuurgegevens.

• Bestelgegevens.

• Betaalgegevens voor zover nodig voor de administratie.

Deze verwerking is noodzakelijk voor onze administratie en wettelijke verplichtingen.

10. Verzending – MyParcel en vervoerders

Voor het verzenden van bestellingen maken wij gebruik van MyParcel en aangesloten vervoerders.

Om je bestelling te bezorgen, kunnen wij de volgende gegevens delen:

• Naam.

• Afleveradres.

• E-mailadres.

• Telefoonnummer, indien nodig.

• Verzend- en bestelgegevens.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de afhandeling van de verzending en daarmee samenhangende dienstverlening, behoudens eigen wettelijke verplichtingen van de betrokken partijen.

11. E-mailverzending – SMTP2GO

Shape2you gebruikt SMTP2GO voor het betrouwbaar verzenden van e-mails vanuit de webshop.

Hierbij kan het onder andere gaan om:

• Bestelbevestigingen.

• Betaal- en verzendmeldingen.

• Berichten over de bestelstatus, waaronder ‘In productie’.

• Klantenserviceberichten.

SMTP2GO verwerkt de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bezorgen en technisch afhandelen van deze berichten, waaronder e-mailadressen en berichtgegevens.

12. Nieuwsbrieven – Mailblue / ActiveCampaign

Voor het beheren en verzenden van nieuwsbrieven gebruiken wij Mailblue, dat gebruikmaakt van ActiveCampaign.

Hierbij kunnen wij onder andere je e-mailadres, naam, aanmeldgegevens, toestemming en interacties met nieuwsbrieven verwerken.

Deze informatie gebruiken wij om nieuwsbrieven te verzenden, afmeldingen te verwerken en onze e-mailcommunicatie te verbeteren.

Waar tracking van e-mailinteracties toestemming vereist, houden wij rekening met die verplichting.

Je kunt je op ieder moment afmelden via de afmeldlink onderaan onze nieuwsbrieven.

13. Google Analytics en Google Site Kit

Shape2you gebruikt Google Site Kit voor de koppeling met Google-diensten, waaronder Google Analytics.

Met Google Analytics kunnen wij inzicht krijgen in onder andere:

• Het aantal websitebezoekers.

• Bezochte pagina’s.

• Verkeersbronnen.

• Gebruik van de webshop.

• Interacties met onze website.

Afhankelijk van de configuratie kunnen hierbij cookies, online identificatoren en andere gebruiksgegevens worden verwerkt.

Voor niet-noodzakelijke analytische cookies vragen wij vooraf toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.

14. Meta, Facebook en Instagram

Shape2you gebruikt Facebook en Instagram voor marketing en advertenties.

Wanneer Meta-trackingtechnologieën op onze website actief zijn, kunnen gegevens over websitebezoeken en interacties met onze webshop worden verwerkt.

Deze gegevens kunnen worden gebruikt om advertentiecampagnes te meten en, wanneer toegestaan, advertenties relevanter te maken.

Voor niet-noodzakelijke marketingcookies en vergelijkbare trackingtechnieken vragen wij vooraf toestemming.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Meta is te vinden in het privacybeleid van Meta.

15. Cookies en cookiebanner

Shape2you maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën.

Cookies zijn kleine bestanden die op je apparaat kunnen worden opgeslagen wanneer je onze website bezoekt.

Wij onderscheiden de volgende categorieën:

Functionele cookies

Deze zijn noodzakelijk voor het functioneren van de webshop, zoals het onthouden van winkelwagengegevens, beveiliging en bepaalde instellingen.

Analytische cookies

Deze helpen ons inzicht te krijgen in het gebruik van onze website.

Marketingcookies

Deze kunnen worden gebruikt voor het meten van advertenties en het tonen van relevante reclame.

Via onze cookiebanner kun je toestemming geven voor niet-noodzakelijke cookies of deze weigeren.

Wanneer toestemming vereist is, worden de betreffende cookies en trackingtechnieken pas gebruikt nadat je toestemming hebt gegeven.

Je kunt je toestemming later wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

Voor zover wij cookies gebruiken waarvoor geen toestemming vereist is, informeren wij je hierover overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

16. WebwinkelKeur

Shape2you is aangesloten bij WebwinkelKeur.

Wij maken gebruik van de diensten van WebwinkelKeur voor klantbeoordelingen, betrouwbaarheid en klachtenbemiddeling.

Wanneer je een beoordeling achterlaat of gebruikmaakt van de diensten van WebwinkelKeur, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt.

Afhankelijk van de gebruikte functies kunnen wij gegevens delen die nodig zijn om een beoordelingsverzoek te versturen of een klacht te behandelen.

WebwinkelKeur verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke privacyregels en de afspraken die voor de betreffende dienstverlening gelden.

Voor meer informatie verwijzen wij naar het privacybeleid van WebwinkelKeur.

17. Zakelijke communicatie – Microsoft 365 en OneDrive

Shape2you kan Microsoft 365 gebruiken voor zakelijke e-mailcommunicatie en het opslaan van documenten.

Ook kunnen klantontwerpen, correspondentie en administratieve documenten worden opgeslagen in OneDrive wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

Wij beperken de toegang tot deze gegevens en nemen passende beveiligingsmaatregelen.

18. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer hiervoor een andere geldige rechtsgrond bestaat of wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Dit kan onder andere betrekking hebben op:

• Hosting- en ICT-dienstverleners.

• Betaaldienstverleners.

• Verzenddiensten.

• Boekhoudsoftware.

• E-maildienstverleners.

• Marketing- en analysediensten.

• WebwinkelKeur.

• Overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wij verkopen geen klantenbestanden aan derden.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens ons verwerkt, maken wij waar vereist passende verwerkersafspraken.

19. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken of toegankelijk maken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer dit gebeurt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige grondslag bestaat en dat passende waarborgen worden toegepast, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, waar nodig met aanvullende maatregelen.

20. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

Voor verschillende gegevens kunnen verschillende bewaartermijnen gelden.

Administratie en facturen

Gegevens die onder de Nederlandse fiscale bewaarplicht vallen, bewaren wij in beginsel zeven jaar, of langer wanneer een specifieke wettelijke verplichting dat vereist.

Bestelgegevens

Wij bewaren bestelgegevens zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, klantenservice, wettelijke verplichtingen en eventuele juridische aanspraken.

Klantontwerpen

Aangeleverde ontwerpen en afbeeldingen bewaren wij zolang dit noodzakelijk is voor de productie, ondersteuning bij bestellingen en eventuele gerechtvaardigde vervolgdoeleinden.

Nieuwsbriefgegevens

Wij bewaren je gegevens voor nieuwsbrieven zolang je hiervoor bent aangemeld of zolang een andere geldige grondslag bestaat. Na afmelding kunnen wij beperkte gegevens bewaren om te voorkomen dat je opnieuw ongewenste berichten ontvangt.

Contactgegevens en correspondentie

Wij bewaren correspondentie zolang dit noodzakelijk is voor het afhandelen van vragen, klachten en eventuele wettelijke verplichtingen.

Cookiegegevens

De bewaartermijnen zijn afhankelijk van de gebruikte cookies en diensten. Meer informatie hierover is beschikbaar via onze cookie-instellingen.

21. Beveiliging van persoonsgegevens

Shape2you neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Daarbij kan het onder andere gaan om:

• Beveiligde verbindingen via HTTPS.

• Toegangsbeveiliging van accounts en systemen.

• Beperking van toegang tot persoonsgegevens.

• Beveiliging van de webshop en gebruikte software.

• Back-ups en onderhoud.

• Beveiligde opslag van klantgegevens en ontwerpen.

Geen enkele methode van gegevensopslag of overdracht is volledig zonder risico. Wij streven naar een passend beveiligingsniveau.

22. Jouw privacyrechten

Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heb je, afhankelijk van de situatie, verschillende rechten.

Recht op inzage

Je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken.

Recht op rectificatie

Je kunt onjuiste persoonsgegevens laten corrigeren.

Recht op verwijdering

Je kunt onder de wettelijke voorwaarden verzoeken om verwijdering van persoonsgegevens.

Recht op beperking

Je kunt in bepaalde situaties verzoeken om de verwerking van persoonsgegevens te beperken.

Recht op overdraagbaarheid

Je kunt in de wettelijk bepaalde gevallen verzoeken om persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of over te dragen.

Recht van bezwaar

Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. Tegen verwerking voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken.

Toestemming intrekken

Wanneer wij gegevens verwerken op basis van toestemming, kun je deze toestemming op ieder moment intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wanneer wij besluiten nemen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die wettelijke